Organizzare un evento a costo zero: strumenti e strategie utili

evento basso costo

Organizzare un evento a costo zero è possibile? Sì, ma si deve pianificare tutto nel minimo dettaglio. Non sempre significa risparmiare. Ci sono dei costi di cui non puoi fare a meno se vuoi che il tuo evento vada bene. Puoi sempre fare in modo che questo costo lo paghi qualcun altro, ottenendo qualcosa in cambio.

Questo è il mondo degli eventi a costo zero, che spesso si associano al tema della sostenibilità ambientale, a quello del riciclo, e un’agenzia eventi Milano in grado di gestire al meglio le tue aspettative quelle dei tuoi sponsor. Come funziona questo mondo degli eventi a costo zero?

Organizzare un evento a costo zero in 4 mosse

Organizzare un evento a costo zero non è più un’impresa impossibile. I costi ci sono, ma si possono azzerare contattando gli sponsor giusti. Lo sponsor può investire in due modi: mettendo a disposizione dei propri oggetti, oppure investendo direttamente nell’evento, che diventa una vetrina pubblicitaria.

Il tema dell’evento a costo zero ha due obiettivi: attirare persone interessate se non ci sono degli invitati e coinvolgere gli eventuali sponsor. A cosa devi fare attenzione per organizzare un evento di questo tipo?

Trovare uno sponsor

Il primo passo è trovare uno sponsor. Per farlo, devi prima chiederti chi sarebbe potenzialmente interessato a partecipare al tuo evento. Nei matrimoni con lo sponsor, la location che ti ospita potrebbe avere interesse a ospitare il tuo evento con un forte sconto o addirittura gratuitamente se durante l’evento darà informazioni agli invitati su come prenotare da loro.

Questo avviene anche per gli eventi aziendali, dove gli sponsor possono offrire dei gadget o investire direttamente. Dopo aver capito cosa puoi offrire davvero al tuo sponsor e quale sponsor potrebbe essere interessato alla tua proposta commerciale, cerca i contatti delle aziende interessate.

Alla fine, invia una mail con un allegato con tutte le informazioni che servono al tuo sponsor per capire se la cosa può essere di suo interesse. Questo va fatto molto tempo prima dell’inizio del tuo evento, ma devi sapere già la data per poter dare il tempo al tuo sponsor per decidere.

Scegliere la location

Come per qualsiasi evento, anche organizzare un evento a costo zero significa trovare una location adeguata. Il tipo di evento permette di essere creativo. La presentazione di un libro a costo zero può essere anche in un’officina, se la storia ha come ambiente un’officina o per protagonista un meccanico. La location deve essere scelta con largo anticipo e quando non è gratuita deve rientrare nei costi che lo sponsor può gestire.

Programmare le attività

Prima di organizzare l’evento e tenendo informati i tuoi sponsor, organizza le varie attività che ci saranno all’evento. Per una festa, una presentazione, o un evento aziendale di successo conviene fare attività diverse una dietro l’altra, in modo che le persone non siano mai annoiate.

Se una persona appena parlato e dopo c’è un altro intervento, è importante che sia un’altra persona a parlare magari di un argomento completamente diverso. Nell’organizzazione, ci devono essere anche le pause, per permettere alle persone di rilassarsi e magari mangiare qualcosa.

Cosa fare dopo l’evento

In ogni caso, si deve avvisare lo sponsor dei risultati ottenuti e restituire eventuali oggetti che lo sponsor potrebbe volere indietro secondo gli accordi presi. In caso di eventi aziendali, conviene utilizzare l’evento per promuoversi sui social network. Se è una festa privata, invece, puoi chiedere a parenti ed amici com’è andata, anche solo per migliorare il tuo prossimo evento!

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